VoIP 呼叫录音

VoIP 呼叫录音是什么?

简单来说,VoIP通话录音就是对VoIP电话通话进行录音。录音可以保存为MP3音频等格式。然后,您可以使用Rev.com等服务将VoIP通话录音转录为文本。

根据您的 VoIP(网络电话)技术和企业政策,有两种方式录音 VoIP 电话。

手动VoIP通话录音

手动方法是指员工决定是否按下录音按钮来记录他们的 VoIp 电话。如果您希望在录音每个电话前获得许可,可以使用这种方式。

自动呼叫录音

有些公司选择记录所有的VoIP电话(即出站式和入站式呼叫)。为了与客户建立期望,电话系统通常会提前告诉客户,来电将被记录,用于“培训目的”。经理们有时也会使用自动录音来解决客户纠纷。

如何设置 VoIP 呼叫录音

设定 VoIP 呼叫录音的步骤取决于您使用的技术。以下是基本步骤:

  • 确定您的 VoIP 呼叫录音需求

记录电话使用数字存储空间,某些顾客或许不同意电话被录音。因此在设立关于公司电话如何录音的规定时需要十分谨慎。

  • 查看 VoIP 平台的录音功能

下一步是检查VoIP平台中可用的特定录音功能。例如,如果您计划录制大量VoIP通话,请检查哪些VoIP平台支持大量录音,以及您将为通话录音支付多少费用。

  • 核实笔记本是否兼容

多数 VoIP 供应商为笔记本电脑用户提供录音解决方案。

  • 查看您的设备是否支持

联系您的 VoIP 供应商,了解他们是否支持移动设备。例如,如果您的员工喜欢使用安卓手机,那么查看是否支持安卓系统。如果您希望验证 VoIP 解决方案的质量,可以查看真实的顾客评论。例如,在 TurstPilot 或 Capterra 上搜索 VoIP 服务供应商,了解人们对于 VoIP 应用的看法。

  • 设置 VoIP 呼叫录音

在这一步,您需要验证录音解决方案的音频质量。您可以运行一系列质量控制测试来验证质量,比如一位员工模拟顾客,致电销售团队(例如收到来电)。同样的方法也可以测试拨出电话是否录音正常。

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与企业的电话可以录音吗?

在您使用录音解决方案录音前,需要牢记几条规则。

  • 所有当事人同意电话录音

根据 HubSpot 的信息,美国的 13 个州,包括加利福尼亚、康涅狄格、特拉华、佛罗里达和蒙大拿洲,要求所有当事人同意才可以录音电话。如果您呼叫的顾客主要位于这些州,请确保录音器获得同意。除美国外,许多国家也要求所有当事人同意。如果您呼叫的顾客位于加拿大、德国和欧洲,请确保获得同意。

  • 一方同意

某些美国的州,例如阿拉巴马、阿拉斯加和科罗拉多要求只需一方同意就可以录音。

作为一般性原则,最好在录音电话前寻求许可。如果您没有获得许可,企业良好的客服名声可能受损。

您必须告知顾客电话将被录音吗?

每家企业都有不同方法为电话录音设定顾客期望值。一般有两种方法。

入站式呼叫进入时,存储在IVR菜单中的录音告诉客户,呼叫被录音用于培训目的。通过在每个电话中提供通知,您可以设定客户在每种情况下的期望。

  • 呼叫前通知

另一种方法是要求您的员工,包括销售代表和顾客服务团队在录音所有电话前获得顾客许可。

  • 请求许可

如果您出于多种目的(例如,培训目的,为营销团队提供行业见解)录制电话,那么访问控制就变得至关重要。客户电话通常包含敏感信息,如客户姓名、地址、电话号码和信用卡。请确保使用密码和其他安全措施保护您的VoIP录音机。

VoIP 呼叫录音对于企业有什么益处?

使用 VoIP 录音能够获得多种好处。在本文中,我们将列举最常见的几种。

培训目的

通过在呼叫中记录客户纠纷,您可以为员工提供真实的客户服务培训。客户服务代理的电话录音可以揭示如何解决问题的有价值的见解。顺便说一下,您还可以从销售代表培训中获得有价值的洞察。

销售观点

与公司销售代表的每一次呼叫都可能充满了客户故事和可操作的见解。例如,您可能会注意到,引用以前对话中的特定细节有助于给客户留下积极的印象。在每次销售电话之后,使用客户关系管理(CRM)获得可操作的见解、历史概述和其他相关机会和当前状态的详细信息。

市场营销洞察

市场营销团队或许不会经常接触顾客。因此为市场营销团队提供呼叫录音能够帮助他们获得真实准确的顾客观点。

在培训和指导项目中使用呼叫录音是一种绝佳的管理方法。当经理评估顾客服务代理的工作表现时,审核一部分呼叫录音也很重要。如果有严重问题,您可以安排额外培训,比如要求代理下载评价较高的顾客呼叫录音。

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如何要求对方停止录音?

使用 VoIP 录音能够带来益处,但是不是所有顾客都喜欢他们的电话被录音。所以 VoIP 录音解决方案的灵活性十分关键。在您为企业购买 VoIP 录音软件前,请检查以下功能。

关闭自动呼叫录音功能

某些 VoIP 供应商提供关闭自动呼叫录音功能的选项。虽然记录 VoIP 电话很有价值,但是维持卓越的顾客服务更重要。当顾客希望您停止录音时,请按照他们的要求操作。

提供替代方案

如果客户对通话录音不满意,可以提供其他选择。例如,企业所有者可能会指示他们的销售代表向客户推荐在线对话服务或发送电子邮件。

激活的 VoIP 录音灵活性

激活的 VoIP 录音包括复制电话录音存储在其它地方。请查看 VoIP 服务供应商是否允许您关闭这一功能。

最后,如果不能录音电话,您可以拒绝通话。多数企业愿意保持高水平的顾客体验。如果录音电话令您感到不悦,那么请查看企业是否愿意使用其它方式帮助您,例如电子邮件。

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Frequently asked questions

VoIP 呼叫录音是什么?

VoIP电话录音是记录商业电话,包括在某些情况下的电话会议,以提高公司业绩的做法。您可以使用通话录音来解决客户纠纷,提高客户服务代表的表现和优化其他呼叫。

如何设置 VoIP 呼叫录音?

设置VoIP呼叫记录的具体步骤取决于您所使用的VoIP呼叫记录解决方案。例如,您可以选择手动记录特定的呼叫或自动记录到您公司的所有业务呼叫。

与企业的电话可以录音吗?

美国大多数州和世界各地的国家都允许使用VoIP电话录音软件进行通话录音。但是,在录制商务电话之前一定要征得同意。

您必须告知顾客电话将被录音吗?

一般情况下,建议告知客户,您的所有商务电话都要被录音。关于这个话题的法律意见,请咨询有资格的法律专业人士。

VoIP 呼叫录音对于企业有什么益处?

录音VoIP电话有很多好处。例如,您可以使用通话记录来提取客户故事。这些客户故事可以用于销售代表培训和营销活动。此外,商务电话录音对支持客户服务培训很有价值。

如何要求对方停止录音?

首先要求公司停止录制您的电话。如果公司坚持要求他们必须有电话录音,那就考虑挂掉电话。在这种情况下,亲自或通过电子邮件与公司联系可能是一个更好的解决方案。

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