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什么是糟糕的电子邮件示例?(避免不专业的邮件)

作为一种快速有效的与人联系的方式,电子邮件是商务交流的重要组成部分。这是与潜在客户、现有客户、团队成员、利益相关者和潜在合作者建立关系的好方法。

然而,如果您不小心,您的电子邮件可能会被认为是不专业甚至粗鲁的。

在这篇博文中,我们将看看一些写得很糟糕的电子邮件的例子,并讨论如何避免自己犯同样的错误,然后还必须想出道歉信息

糟糕邮件例子的重要性

电子邮件是任何企业所有者或员工工具箱中最重要的工具之一,因为这种沟通方式可以用于从营销到冷电子邮件外展到客户服务的任何事情。然而,如果使用不当,电子邮件可能弊大于利。

这就是为什么在向潜在客户或同事发送任何信息之前,有一些不专业的电子邮件实践的例子是有用的。

知道什么不该做,您就能写出有效的商业邮件,而不是那些根本没人打开的邮件,更糟糕的是,会损害您的职业形象。

如何避免糟糕的电子邮件标题

您发送的每封邮件的主题都必须简明扼要,并与邮件的内容相关。因此,一定要在邮件页首注明邮件的主题,而不是像“您好”这样含糊的字眼。

例如,如果您要发送一封电子邮件来联系您在最近的活动中遇到的某人,那么标题如“很高兴在上周的会议上见到您”将为收件人提供一些背景信息。他们会清楚地知道这封邮件的内容,这比仅仅写一句“嘿,我们叙叙旧吧”要有效得多,因为在拥挤的收件箱中,这句话很可能被忽略或跳过。

温馨介绍 - 模版

如果您是冷邮件,在主题行中明确您的信息是关于什么的就更重要了,因为收件人不会认出发件人的名字。

当一封电子邮件得到回复,谈话继续进行时,通常在主题行前加上“RE:”。只要讨论的主题没有改变,这是一个可以接受的做法,在这种情况下,最好改变标题以保持与当前主题相关,并相应地创建一个新的电子邮件线程。

此外,您应该避免在主题行中使用所有的大写字母或过多的感叹号,因为这可能会被认为是咄咄逼人或不专业的。此外,使用这种格式或标点符号可能会触发垃圾邮件过滤器,使您的邮件无法进入收件人的主邮箱。

糟糕邮件主题的例子

  • 紧急!!!!
  • 我们需要谈谈
  • 我能向您请教一下吗?
  • 简短的问题
  • 跟进一下
  • 嘿,您好!
  • 您好吗?
  • 回复:回复:[主题]
  • 转发: 转发:[主题]
  • 您看过这个吗???

如何不写一封糟糕的电子邮件

在邮件正文中,使用礼貌和专业的语气是很重要的。这意味着不要使用任何接受方可能不理解的俚语、缩写或行话,以及在正式交流中没有地位的表情符号。

最好避免开玩笑、诙谐的评论或讽刺,因为这些话在文本中无法很好地翻译,可能会导致尴尬甚至不愉快的误解。对同事或家庭生活的抱怨或八卦也是一样的,这些应该局限在私人邮件中。

此外,保持您的电子邮件信息尽可能简洁。没有人想读冗长而杂乱无章的电子邮件,所以要开门见山,提前提供相关信息或附件。

糟糕的电子邮件例子——您看过这个吗???

在电子邮件正文中使用过多的大写字母,比如主题行,也会被认为是攻击性的,可能会触发垃圾邮件过滤器。使用不同的颜色和/或字体也是不必要的,因为自定义文本可能仍然以默认方式显示给收件人,或者更糟糕的是,难以辨认。

以糟糕且无效的开场白开始您的邮件正文是另一种必然会给人留下坏印象的方式。一些常见的短语包括“您好”和“我希望您收到了这封邮件”。这些台词经常被过度使用,并且陈词滥调。

将电子邮件格式化成商务信函以外的格式是另一个错误。这包括前面提到的大写,颜色和字体,以及添加与讨论无关的视频或图像。

糟糕电子邮件的另一个因素是包含不清楚的行动呼吁(CTA)或过度使用CTA。向电子邮件收件人发出指示,告诉他们下一步该做什么,比如“请在方便的时候尽快给我回电话”,可能会很有效。然而,如果您的CTA是模糊的或有很多,他们可以完全忽略。

不良邮件中可能包含的内容

  • 俚语
  • 缩写词
  • 行话
  • 颜文字
  • 笑话
  • 俏皮话
  • 讽刺
  • 抱怨
  • 流言蜚语
  • 信息量太大
  • 长文本块
  • 过度资本化
  • 不必要地使用颜色和/或字体
  • 糟糕或无效的开场白
  • 不相关的图像、视频或其他媒体
  • 不清楚或过度使用CTA
  • 个人签名图像
  • 签名后冗长的免责声明或信息

不专业的电子邮件示例和模板

紧急的!!!!

Hi [Name]!

Sorry to bother you, but I need help with [Pain Point] IMMEDIATELY!!!

PLEASE GET BACK TO ME ASAP!

Thanks in advance!!

[Your Name]


我们需要谈谈

Hey,

How’s it going?
Do you have time for a quick call? I need to ask you for a favor.

Cheers,
[Your name]

Subject: Can I pick your brain?
I’m just wondering if you could do me a quick favor?

I was hoping you could call me back at your earliest convenience. Please let me know if that works for you.

Thanks


简短的问题

Hello [name],

I hope thus email finds you well. I wad wondering if you could help me out with a [Pain Point] I’m facing.

I’ve tried reaching out to [Colleague’s Name] but their too busy right now, so you’re help would be much appreciated.

Kind Regards,

[Your Name]


跟进一下

Dear [name],

Thank you for your email. I apologize for the inconvenience. However, I can not help you with that problem.

Please call customer service at [phone number].

Thank you for your time.

Sincerely,

[Your name]

The contents of this message and any attachments are confidential. If you have received this email in error, please inform us by replying to this message and then delete it. Copying, forwarding, or in any way revealing the contents of this email or any attachments to anyone is forbidden. The integrity and security of this email cannot be guaranteed over the Internet, hence the sender is not liable for any damage that this message may cause.


嘿,您好!

Hello [Name],

I’m [Your Name], a [Position] from [Company Name].

[Website]

We sell [Product/Service], which helps people in [Industry] solve [Pain Point].

[More Info]

If you would like more information, you can go to the [Product/Service] page by clicking below.

[Click]

If you have any questions, please don’t hesitate to get in touch with me and I’d be happy to answer.

[Questions?]

Kind Regards,

[Your Name]

[LinkedIn]


您好吗?

Hi [Name]

Good to catch up with you yesterday. It would be good if you have time to talk again soon to carry on discussing [Topic]. I think we could do some great things together.

By the way, have you heard about what happened with [Colleague’s Name]? We’ll have to chat about it in person next time!

Best wishes,

[Your Name]


回复:回复:[主题]

Hi all,

Me again

Sorry, I forgot to include the attachment.

Here it is this time:

[Attachment]

Best,

[Your Name]

—————————————————————————–

Hi all

Further to our discussion last week about [Topic], I’m attaching a document below with all of the additional information you might require.

Best,

[Your Name]

—————————————————————————–

Thanks for attending the meeting yesterday. I’ll be sending out some more details next week.

Best,

[Your Name]


转发: 转发:[主题]

Hi all

Would anyone know how to help [Name] with [Pain Point] (please see the messages below)?

This is outside my area of expertise.

Best

[Your Name]

—————————————————————————–

Hello [Your Name],

I’ve just received the message below and thought you might be able to help more than me.

Please let me know and get back to [Name] directly if you would be able to offer any assistance.

Kind Regards,

[Colleague’s Name]

—————————————————————————–

Dear [Colleague’s Name]

Name of Mutual Contact] suggested that I get in touch, as they think that your knowledge in [Area of Expertise] could help me solve [Pain Point] that I’m facing.

If you would be able to assist me in any way, it would be great to schedule a call whenever you have time.

Sincerely,

[Name]


您看过这个吗??

Hi everyone,

Thought you might enjoy this!

[Inserted gif]

[Your Name]

糟糕的电子邮件实践

  • 在“收件人:”字段中包含太多收件人 – 如果您同时给很多人发送消息,就使用电子邮件列表。

  • 在对方不知情的情况下抄送或密件给对方 – 只有在对方同意的情况下才和对方交谈,否则会导致误解。

  • 忘记附上邮件中提到的文件 – 这是一个常见的错误,会让您邮件联系的人感到沮丧。您还得再发一封带有附件的邮件,可能会把收件人的收件箱弄得乱七八糟。

  • 发送大附件 – 如果您要发送一个大文件,把它上传到像谷歌Drive或Dropbox这样的云存储服务上,然后分享链接。

  • 不必要的时候回复所有人 – 如果您的回复与每个人都相关,就把每个人都包括进来。

  • 转发一个转发 – 避免将邮件传递太多次,以至于原始信息几乎无法识别。如果您转发了以前的一封邮件,把它删减到相关的部分。

  • 不包括问候语(如亲爱的)或结束语(如亲切的问候) – 这些是在开始或结束电子邮件时不应忽视的基本礼仪。

  • 省略“发件人”的名字 – 如果您在邮件中没有写上您的名字,收件人可能不知道是谁发来的。如果您在回复邮件时看到了其他参与者的名字,这可能会让人特别困惑。

  • 发送之前不校对邮件 – 在发送之前花点时间再看一遍邮件,以避免出现任何令人尴尬的拼写错误或语法错误。

  • 生气的时候发邮件 – 最好在发送一封您会后悔的愤怒信息前等几个小时(一天更好)。

  • 当您可以当面告诉收件人的时候,就用电子邮件写一些东西 – 如果可能的话,通常最好是通过对话来解决问题,而不是通过电子邮件来解决问题。

  • 没有使用专业的电子邮件地址 – 如果您的邮箱是“iluvkitties@gmail.com”之类的,那么是时候为商业目的创建一个新的电子邮件地址了。

  • 由于研究不足而导致的个性化不足 – 一般信息更有可能被忽略。在您动笔之前,花点时间了解您的收信人,了解他们可能感兴趣的东西。

  • 缺乏对收件人的好处 – 每封电子邮件都应该有一个目的,这个目的应该让您发送邮件的人很清楚。确保您的信息是他们会觉得有用或有趣的。

  • 完全不用签名 – 至少要包括您的名字和联系方式,这样收信人就知道如何联系您了。您还可以添加您的职位、公司和其他相关信息,比如社交媒体简介。

  • 把信息发错了 – 虽然特别尴尬,但这比您想象的要容易得多。在发送之前一定要仔细检查收件人。

Get rid of your bad email practices

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总结

糟糕的商务邮件会浪费您的时间、金钱和客户。记得校对您的邮件,尊重收件人的时间,并确保您的邮件是有目的的。

遵循我们简单的建议,不要重复上面提到的坏例子,您一定会在商务邮件中给人留下好印象。

Frequently asked questions

是什么导致人们在商务邮件中犯错误?

最常见的原因是赶时间,没有时间校对邮件,或者由于缺乏电子邮件礼仪。其他一些导致错误的原因是没有处于正确的心态(比如沮丧),注意力不集中(比如疲劳),或者分心(比如办公室里的其他人)。

为什么避免在商务邮件中犯错误很重要?

这样做会损害您的职业形象。如果您在电子邮件中犯了一个错误,这可能会给您和您的公司带来不好的影响。此外,如果您不小心,您可能会把敏感信息发送给错误的人。所以,在发送之前,最好要谨慎并仔细检查您的工作。

如何避免在商务邮件中出错?

首先,花点时间学习正确的电子邮件礼仪。其次,在发送邮件之前校对一下。最后,如果您对某件事不确定,不要犹豫,向同事或朋友寻求帮助。

如果我对我公司的商务邮件礼仪有疑问,我应该联系谁?

联系您公司的人力资源部门,内部知识库或学术网页,或者参考关于这个话题的众多在线资源。如果您急需一些建议,您也可以问同事,但要注意他们可能不准确。

发送商务邮件的最佳时间是什么时候?

这取决于具体情况和收件人,但总的来说,最好避免在深夜或清晨发送电子邮件。在这种情况下,收件人可能无法阅读您的邮件或立即回复。人们经常在工作日的开始或午餐时间等休息时间查看电子邮件,所以这往往是发送电子邮件的最佳时间,以使它们产生最大的影响。

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