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远程工作 清单

随着越来越多的企业开始远程工作,远程工作的趋势正在变得越来越受欢迎。如果您是拥有远程团队的雇主之一,那么保持一切顺利运转是非常重要的。

此清单概述了管理远程团队的基本步骤,使您的业务能得到蓬勃发展。

什么是远程工作清单?

它是帮助雇主远程管理团队的指南。这包括搭建正确的工具和程序,以及创建一个沟通计划。

远程工作清单的重要性

远程工作有很多好处,但管理一个没有面对面接触的团队可能是一个挑战。这个清单有助于确保您的团队在离开办公室的时候工作保持在正轨上且高效。员工和雇主都会从中受益,因为它将为沟通建立一些基本规则。

谁将从我们的远程工作清单中受益?

我们的远程工作清单是针对:

  • 企业主:他们可以确定他们的企业是否准备好雇佣和管理远程员工。通过这样做,他们可以为可能出现的挑战做好准备。

  • 人力资源部门:这将帮助他们识别并解决新员工入职时可能出现的问题。

  • 远程工作者:他们可以检查他们的雇主所涵盖的领域。

  • 非管理人员:确定远程工作是否适合他们。

探索远程工作清单

基本原则

远程工作 清单

明确规定员工的工作时间。

为什么说明您的工作时间很重要?

雇员和雇主都应该意识到这一点。如果人们不知道自己的工作时间,就会导致效率和生产力的问题。

远程工作清单
LiveAgent中的办公时间设置

如何说明您的工作时间?

询问员工什么时间工作最方便。决定什么对您的团队是最好的,是精确的工作时间还是灵活的排班。

哪些工具有助于您说明工作时间?

时间管理工具,比如Trello或Toggl等。

确保您的员工了解他们的职责。确保您没有事无巨细的管理,因为这会导致沮丧和低效率。

为什么建立明确的职责和期望很重要?

每个人对自己的职责和期望理解得越清楚,工作的效率就会越高。雇主将能够让员工对自己的行为负责,而员工则会觉得自己有了发言权。

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LiveAgent的规则功能示例

如何设定明确的职责和期待?

准备职位描述,描述每个职位的职责,并确保在必要时更新。如果发生任何可能的变化,请向员工说明。

在这一步中使用哪些工具?

像Trello,Asana或Basecamp这样的协作工具会为员工创建特定的任务,并追踪他们的进度。

制定明确的远程工作政策,包括假日,休息,年假和病假。

为什么确定休假时间很重要?

雇主需要处理旷工问题才能继续工作,而员工必须知道在休假方面什么是可以接受的。

我如何决定休假时间?

最好至少要放几天假,有些带薪,有些不带薪,这取决于每个员工的具体政策。有些雇主甚至允许无限制休假,但这通常需要双方的信任。并承诺在没有监督的情况下负责人地工作。要求员工尽可能地提前请假。

使用哪些工具来决定休假时间?

使用谷歌文档或表格创建一个文件,每个人都可以在其中请求他们想休假的日子,添加备注,并实时查看任何变化。

Google calendar
来源:calendar.google.com

计划开会的频率,地点和时间。

为什么提前安排会议很重要?

如果您打算定期召开会议,那么会议应该是实用且高效的。这样,每个人都可以集中精力完成手头的任务,而不会浪费时间。

如何提前安排会议?

您应该定期召开一次会议,了解团队的最新情况。比如,每周五上午或周三下午。当需要立马讨论某些问题时,您也可以安排临时会议。

远程工作清单
来源:calendar.google.com

哪些工具有助于提前安排会议?

Slack、LiveWebinar、Zoom或Google Hangouts都是出色的视频沟通工具。

沟通是任何远程团队的关键。建立沟通指南,并确保每个人都遵守。

为什么简化沟通很重要?

如果您没有适当的沟通计划,事情会很快变得混乱。为了让每个人都在正轨上,有必要建立一种让人们有效快速沟通的方式。

如何简化沟通?

有一种追踪项目进度的方法是很重要的,这样您就可以确定是否有人滞后了。此外,查看团队每天在做什么也非常有用。

为了简化与客户的沟通,利用Ticketing软件,比如LiveAgent。您的电子邮件,对话,呼叫,社交媒体提及和其他渠道的消息都将出现在一个通用的收件箱中。这让沟通更加容易,并且能带来更高的客户满意度。

LiveAgent's inbox all tickets preview

哪些工具可以简化沟通?

  • 团队沟通 – 像Asana或Basecamp这样的工具是有用的,但要每个人都坚持使用它们。
  • 与客户沟通 – 一体化帮助台软件,比如LiveAgent (可以免费试用!)

为了让每个人都站在同一战线上,朝着一个方向努力,每个团队都需要一套共同的价值观和目标。

为什么关注企业文化很重要?

公司的指导方针将有助于吸引未来的员工,同时对留住现有员工也非常重要。那些觉得自己是团队的一员,价值观与组织一致的员工更有可能留在公司。

如何呵护企业文化?

创建一个核心价值清单,并确保每个人都能理解它们。此外,公司手册可以概述公司的期望和政策。

哪些工具有助于维护企业文化?

您可以创建一个谷歌文档或创建一个简短的视频/演示,介绍您公司的核心价值。

远程工作清单

在员工开始远程工作之前,确保他们有高效的工作环境。

为什么检查员工的远程工作环境很重要?

不是每个人都有在家工作的理想条件。如果您想要您的员工专注于他们的工作,他们必须有他们需要的资源和工具。

如何检查员工的远程工作环境?

如果可能的话,在他们所在的区域租一个实体的工作场所(比如一个共同工作的空间)。如果没有,尝试在家里提供一些设备(椅子、桌子等),为他们提供更好的工作条件。

Home office

使用哪些工具来检查员工的远程工作环境?

要查明是否有人缺乏合适的远程环境,可以通过谷歌表单对他们进行调查。

当您在团队开始远程工作时,有必要为新的员工入职培训制定一个计划。

为什么远程培训计划很重要?

如果您没有一个入职计划,让新的员工快速上手可能会很有难度。

如何计划远程培训?

计划视频会议和培训课程,让您的员工快速熟悉系统。为每个员工创建手册,以便让他们能够熟悉公司的指导方针。

远程工作清单

使用哪些工具来计划远程培训?

您可以使用LiveWebinar来进行线上培训。在谷歌文档/表格中创建手册。

技术方面

为了提高工作效率,远程工作者需要适当的工具,比如一台安装了他们所需要的所有程序的计算机。

为什么确保员工拥有所需的设备很重要?

如果您的远程工作者没有合适的个人设备或工具,他们将很难完成他们的工作。

如何确保您的员工拥有所需的设备?

为员工配备正确的工具和设备。

使用哪些工具来确保您的员工拥有所需的设备?

您可以在谷歌文档/表格上创建远程工作需求列表。可以考虑云存储(比如Dropbox)和文件共享(谷歌Drive)等技术。

Organized workspace - news, phone, calculator, notepad, laptop

对于不少远程工作者来说,可靠的互联网连接是必须的。

为什么要保障互联网连接?

如果员工的互联网断网,哪怕只有几分钟,也会造成严重的后果。确保他们在远程工作时不会遇到任何联网困难。

如何保障每个人的网络连接?

定期检查每个人的网速。如果有任何问题,请联系服务提供商并尽快解决。

远程工作清单

使用哪些工具来保障每个人的互联网连接?

Pingdom允许您从世界任何地方监管互联网连接的状态。

确保员工在出现问题时能够获得技术支持

为什么提供技术支持很重要?

如果您的远程工作者没有技术支持,他们可能会感到沮丧,认为这是阻碍他们工作的障碍。

如何提供技术支持?

为员工提供一份支持联系人清单,包括电子邮件地址和电话号码等。

远程工作清单

提供技术支持的工具有哪些?

您可以创建一个文档(比如在谷歌文档中),概述技术支持流程,并授予团队中每个人访问该文档的权限。考虑投资软件,让您的员工能够24小时获得支持。

安全

远程员工必须了解他们的安全义务是什么。

为什么设置安全义务很重要?

员工的安全应该永远是第一要务。您的员工需要意识在家工作的危险,并了解公司的安全政策。

如何设置安全义务?

清楚地向他们解释在他们这边需要包含什么,以及他们应该关注哪些安全因素。

Woman holding smartphone and chatting on social media

使用哪些工具来设置安全义务?

Geofencing能让您追踪员工设备的位置,并且设置他们不能跨越的界限。然而,只有当您的公司拥有真正敏感的数据时,这一步才很重要,否则,您应该相信您的员工 – 这是值得的。

定期更新团队的应用程序和设备。

为什么定期更新很重要?

如果您的远程员工不更新他们的设备,他们可能会容易受到网络攻击。确保每个人都有定期更新且没有忽视它们。

如何关注定期更新?

创建包含必要更新清单的文档,以便每个人都可以访问此信息。

Update

哪些工具有助于处理定期更新?

您应该考虑购买微软自动更新(适用于Windows)或Mac OS X Update(适用于苹果设备)等工具,它们可以让您自动更新所有员工的软件。

您需要确定您的员工最有可能遇到安全问题的地方。

为什么识别安全风险很重要?

如果您知道危险在哪里,您就可以采取措施来规避它们。在潜在威胁成为问题之前识别它们。

如何识别安全风险?

考虑创建一个安全风险导图,概述您的员工可能会遇到危险的区域。

远程工作清单

使用哪些工具来识别安全风险?

有各种工具可以识别安全风险区域,包括Geofencing,社交媒体监管软件(比如Mediatoolkit)和Google Alerts。

万一出了什么问题,您需要提供一个应急方案,让您的工作场所更安全。

为什么写应急计划很重要?

在紧急情况下,远程员工可能会惊慌失措,让事情变得更糟糕。应急方案可以防止其发生。

如何撰写应急方案?

创建一个包含代办事项的文档,逐步概述应急方案。

Exit sign

哪些工具可以帮助您撰写应急方案?

您的员工最经常使用的是他们最熟悉的,也可能是处理得最快的。

心理健康

远程工作最大的问题之一就是无法与人直接沟通。由于远程员工可能会在四面墙内度过大部分时间。他们的心理健康非常重要。

为什么关心员工的幸福很重要?

如果一名员工开始与自己的心理健康作斗争,这可能会对公司的效率产生巨大的影响。

如何照顾员工的健康?

无论是否与工作相关,确保每个人在需要的时候都能得到帮助。

远程工作清单

哪些工具可以帮助关心员工的幸福?

您可以通过谷歌表单或SurveyNuts进行匿名调查。

鼓励您的员工和他们的同事随意对话,即使是与工作无关的事情。这将帮助他们感觉与团队紧密地联系在一起,防止产生孤立感。

为什么促进与队友的随意对话很重要?

如果您的员工开始觉得他们在一个鱼缸里,这可能会让他们很难集中注意力工作。

如何促进与队友的闲谈?

注意每一个“远程”会议的机会,不只是关于工作的会议,也包括庆祝员工生日的会议。

远程工作清单

哪些工具可以帮助您与队友进行轻松的对话?

每一个网络研讨会和消息工具(LiveWebinar、Zoom、谷歌Hangout等)都将发挥作用。

远程工作比在办公室学习一项新的技能更具挑战性。为员工提供其他选择,激励他们学习新的技能,提供提升自己的机会。让他们接触到能够帮助他们完成这些事情的技术。

为什么给员工提供培训很重要?

让员工发展可以帮助他们将工作视为一种职业,而不仅仅是一份工作。鼓励他们参加自己专业兴趣相关的网络研讨会或课程。

如何为员工提供培训选项?

考虑提供不同类型的培训,比如视频教程,网络研讨会或电子书。您也可以支持员工在他们自己的时间完成课程。

Woman explaining to team members stick notes

使用哪些工具为员工提供培训选项?

您可以使用Skype或Zoom等视频会议软件进行线上培训,也可以使用Lynda.com和Coursera等平台提供在线课程。

远程工作清单概述

基本原则:

  • 说明您的工作时间
  • 设定明确的职责和期待
  • 决定休假时间
  • 提前安排会议
  • 通过LiveAgent简化沟通
  • 关注企业文化
  • 检查员工的远程工作环境
  • 规划远程入职培训

技术方面:

  • 确保您的员工拥有所需的设备
  • 保障每个人都能联网
  • 提供技术支持

安全:

  • 设置安全义务
  • 定期更新
  • 识别安全风险
  • 撰写应急方案

心理健康:

  • 为员工提供福利支持
  • 方便与队友随意对话
  • 为员工提供培训选项

FAQ

How do companies normally onboard remote employees?

One popular method is to create an online portal with all the information that a new employee will need, such as policies, procedures, contact info, and training materials. Another standard method is to assign a mentor who can help adapt the new employee to the company culture and answer any questions. Other methods include video chats, conference calls, and on-the-job training. Decide which method is most suitable for your business.

What makes for a successful remote employee onboarding experience?

A successful onboarding experience for remote employees should include: building relationships with other workers, learning how to work outside the office, understanding company policies, procedures and company's culture as well as getting plugged into internal communication channels. Give people time and support to become acclimatized before they are thrown into 'high-stakes' situations.

Do virtual employees benefit from a remote work experience?

Yes, they do in most cases. In fact, remote employees tend to be more productive and have less stress than their in-office counterparts. They feel comfortable working in their home environments and aren’t distracted by office politics, drama, or water cooler chats.

Where can I find a remote employee onboarding checklist?

We covered a remote work checklist above, but many of its steps can function as a stand-alone remote employee onboarding checklist too.

How to onboard virtual employees?

Evaluate the specific skills and temperament of the individual to determine an appropriate onboarding strategy. This might include formal training sessions, skills auditing, or mentoring from a more experienced colleague. Some remote employees who have their own technical abilities may prefer to manage dependencies themselves, while others will require help setting up the necessary software. As such, you should consider what level of self-sufficiency you expect from a new hire before deciding on a strategy for how they will be onboarded.

What is the onboarding process for a new remote employee?

Generally, the onboarding process for a new remote employee involves reviewing their job duties and expectations, making sure they have the necessary tools, explaining the company policies and procedures, and introducing them to the rest of the team. Finally, help them get started on their first project.

What is the best way to organize remote work in 2022?

It all depends on the policies, management philosophy, and how much autonomy a company wishes to grant its employees. Generally speaking, three different organizational structures can be applied when managing a team of virtual workers: completely distributed teams with flexible work hours, partially distributed teams with set hours, and fully centralized teams with employees working from a designated office. Each of these structures has its benefits and drawbacks, so it's essential to evaluate what will work best for your specific company.

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