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免费的知识库软件

当今企业面临的一个共同问题就是管理与客户的沟通和互动,同时要提高部门之间和团队之间的内部沟通效率。

新科技日新月异。文档标准化已经成为健康发展的企业不可分割的一部分。整个企业必须遵守相同的程序,根据同样的规定操作,而且所有重要资源应该集中设置在一个地方。所有授权方都应能使用这些资源。

为了帮助企业解决这一难题,知识库的概念就应运而生了。这一解决方案为企业和客户提供可靠信息资源。通过知识库软件的使用,任何程序都能管理和记录,如产品要求和会议记录等。

客户一般都希望独立解决遇到的问题。实在没办法的时候才会询问客服。鉴于这种情况,应该为客户提供有用资源帮助解决问题。

其实,如果不能快速独立解决问题,53%的网民都会放弃订单。(Forrester)。

所以,付费知识库或免费知识库系统对于提升客户使用体验就显得极为重要了。快速发展的企业更应该重视知识库的使用。安装免费的知识库软件能极大地提升客户使用体验和满意度,最终实现企业利润的增长。

什么是知识库?

知识库是一种特殊的数据库,可以在企业内部对信息进行全面管理。使用知识库软件,企业可以以数据化的方式收集、组织、恢复与企业相关的信息和程序。

知识库就是对信息的集中储存,这取决于所使用的解决方案。不论是收集信息还是传播信息都有多种功能。

不论是免费还是付费知识库,都是动态的资源,而不是静止的。管理人员或客服可以内部编辑。外部人员如客户、用户、社区成员等可以在论坛进行讨论。

当今,客户与企业的沟通越来越频繁。根据Forrester统计,81%的网民都曾经使用过知识库或浏览过常见问题解答页面。

免费知识库系统- LiveAgent

免费的知识库工具是针对一种产品或服务的多方面信息整合,如各种技术问题的解决方式,工具报告的错误,操作指南,高级教程,建议,系统升级描述等。正因为如此,客服能够更加高效地使用产品和服务,无需依赖技术支持或客服。

知识库软件是如何工作的?

知识库软件主要是分享和储存集体的经验和知识。另外也可以展示企业内部的技术、程序和操作等。

知识库针对常见问题能为客户和用户提供快速解决方案。通过简单的WYSIWYG编辑器,这一软件可以记录、组织和发表有用的信息,且用户、团队和客户都可以看到。

一流的免费知识库系统 能为企业提供一系列工具。企业可以根据各利益攸关方的需要自定义建立自己的内部终端。这样就能使很多任务简单化,如创建知识库、知识分类和文章,确保知识得以保留,提高团队的工作效率。另外还能保证文章的安全。这些都得益于用户小组、功能和部门等可配置的授权。

在所有的解决方案中,文章的创作可以来自多个方面,如工作流、时间管理和问题管理等。

搜索机制非常可靠,用户可以在知识库立即搜索到答案。这就降低了时间成本。否则,客服得花时间不断回答客户提出的简单疑问。这一问题得已解决之后,客服就能有更多的时间和精力解决更复杂的问题。

一流免费知识库软件必备的功能

如以上介绍,市场上有多种知识库系统。不过,不论是什么产品,总有可靠的,也有不可靠的。那如何区分呢?

在选择知识库软件的时候,即使是免费的,也需要确保包含以下功能:

  • 创建并组织文章,为常见问题提供有效回答。
  • 文章可支持多语种,且根据用户喜好展现内容。
  • 设置过程简单。
  • 如需要,可在不同的自助终端分析知识。
  • 根据内容、部门、产品和标签在一个知识库内管理不同的文章。
  • 提供自带的编辑器,如LiveAgent’s WYSIWYG editor。所以,可以根据企业自己的标准进行文章的板式设计。
  • 根据各个企业的品牌指南创建个性化的知识库。
  • 在审核通过环节,通过文章复审保持内容的最新。
  • 通过管控文章阅览、编辑和排除等功能进行文章安全的管理。
  • 与同一个企业的其它解决方案相连接,比如LiveAgent。 
  • 通过使用标签,可以创建和管理维基网站,以及网站上的相关网页。
  • 可提供应用内通知。
  • 邀请函可通过邮件发送给团队成员。
  • 可针对雇员分配不同的任务和权限。
  • 用户可通过评论开展讨论。
  • 用户和客户可以写帖子互相帮助。
  • 提供可以反复实用的页面模板。
  • 拥有高效的知识库搜索引擎。

使用免费知识库软件的优势。

广泛使用且成熟的 免费知识库系统能极大地提高客服的工作效率,同时积极提升客户满意度。

安装知识库系统可为两个群体带来好处,一个是企业群体,另一个是客户群体。以下是详解。

客户的好处:

  • 问题解答更加高效。
  • 全天候提高支持和服务。
  • 用户可以自己搜索问题答案。
  • 满足客户需求。

企业的好处:

  • 可提供线下支持,降低成本。
  • 提供可靠的客户服务。
  • 内部的知识库-可在企业内部共享知识。

以下是安装 免费知识库软件 (或付费知识库)的六大好处。

1. 提供准确信息解决客户难题。

设计和维护良好的知识库能提高工作效率,缩短解答客户疑问的时间。如果得以恰当优化,任何信息都可以在几秒钟之内找到。客户自己也可以使用分类或筛选条件搜索问题解决方案。这将提升解决问题的效率,给他们留下好的印象。

2. 简单高效地协助客户

知识库让客户和客服很容易解决常见和重复的问题。创建广泛的自助内容通常行不通。在一个知识库文章中描述复杂的问题,或者不同的条目使用同一个标签都不利于客户快速高效地解决问题。

免费知识库工具中使用前后一致、简单易懂的写作方式有利于:

  • 按步骤指导客户。
  • 避免使用专业词汇。
  • 让客户对您的品牌或产品印象深刻。

3. 不断收集客户反馈。

有效提升产品或服务质量的方法之一就是每天收集客户的反馈,然后根据反馈采取措施。您可以充分利用用户共享重要信息的数据库。客户反馈如何获取呢?

并不是难于上青天。您只需询问客户的想法即可。您可以通过以下方式执行:

  • 监管客户端的帖子(这是任何可靠的知识库的一部分)
  • 常见问题(FAQs)
  • 通过邮件或实时对话进行在线问卷调查

在线调查邮件应该包含有趣且夺人眼球的标题,能一下子捕捉读者的注意力。这样能增加客户反馈率。

成功的关键在于:
  • 充分利用收集的信息:
  • 自定义知识库,让客户满意。

4. 注重客户至上

客服工作必须以有效管理与客户的关系为宗旨。

通过使用预测性分析工具,可以:
  • 根据客户的询问分析发展趋势。
  • 预测用户的需求。
  • 及时提供适用的服务和信息。

5. 经验丰富的客服团队采用技能策略给出前后一致的答复

知识库应该选用简单明了的内容,便于客户找到解决方案。

知识库最好不要添加太多内容,因为这样相当于浪费时间。分享相关信息可提高技术团队的工作效率,同时也不会分散读者的注意力。如果自助内容已经分好类,所有用户都更容易阅览。另外,也有利于提升企业的整体形象。

免费知识库软件能帮助您分析决定目前的趋势。这样便于跟踪客户的需求。这一个功能可让您更新提供的信息,优化所得结果。因此能够给客户提供他们想要的信息。这样的方法能提高工作效率,提升客户使用体验。

免费知识库软件:最佳使用方法

创建知识库或使用免费知识库系统通常并不算难。但是,一开始的时候可能需要一些指导。以下是一些使用方法指南,您可以根据这些指南创建高端的知识库系统。

简单明了

知识库最好由经验丰富的客服团队创建。但不是每一个使用自助数据库的人都是专家,所以要用简单明了的语言解释专业术语。

按重要顺序处理信息

如果企业内所有信息都能放在一个知识库是再好不过的了。但这样数据会非常庞大,通常无法实现。所以最好要根据最常见的客户问题对储存的信息进行排序。这样数据库就仅包含了最有用的信息。

让团队使用合适的工具

各个公司的知识库各不一样。如果信息组织没有顺序,可能会造成混乱。要使所有信息安排有序且及时更新,需要用专门的软件创建和积累自己的知识库。这样,在企业内就能轻松将信息集中起来,也便于使用。

如何选择最好的免费知识库软件

公司使用最好的 免费知识库软件需要考虑以下两个因素:

  • 每天收到多少客户问询?
  • 客户是否重复咨询同样的问题?
  • 客户如何报告复杂的问题?
  • 企业是否可以安排一至两个人管理知识库内容?
  • 是否已经有类似知识库的文章?

根据以上问题的答案,可以通过谷歌搜索开展市场调研。还可以浏览软件评价网站找到最适合的软件。最受欢迎的 免费知识库软件 能为不同大小、各个行业的企业提供解决方案。因此,只需要认准企业最关注的点和所需要的预算就行了。即使使用 免费知识库系统也是如此。

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