帮助台模板
使用 LiveAgent 的免费帮助台模板提升您的客户支持效率。利用预设消息改进响应时间和满意度。轻松自定义模板以保持一致性和品牌声音。...
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Help Desk
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虽然客服代理通常需要回复各种各样的查询 - 幸运的是，他们不必为常见问题、支持请求或问题重新发明轮子。相反，他们可以使用现成的模板来缩短响应时间并提供一致的客户服务体验。实际上，预设回复、预定义答案和模板是任何支持工单软件最关键的功能之一。它们给代理更多时间，减少压力，有助于简化工作流程并加快客户支持速度。简而言之，预设消息和模板可以：
- 帮助代理更快地提供适当和准确的回复；
- 为您的支持团队节省大量时间和精力；
- 提高代理的信心、效率和生产力；
- 减少新员工培训时间；
- 确保客户沟通中的一致品牌信息；
- 改进服务质量并提升客户满意度。
在您的支持工单系统中使用预设回复和模板的最佳实践
- 让整个组织参与模板创建和评估过程，获得来自不同部门多位专业人士的建设性反馈。
- 确保每个回复模板在上线前都经过仔细审查，没有错误、拼写错误或语法问题。
- 不要使用平淡、机械和极其正式的语言 - 为您的受众找到合适的风格和语气。
- 尝试并测试各种回复模板，找到最适合您组织的模板。
- 38% 的消费者发现预设的、不个性化的回复令人沮丧 - 尽可能个性化模板，并根据每个客户及其具体情况调整答案。
- 不要仅为了支持速度而使用预设回复和模板 - 只有在消息 100% 相关且符合客户请求时才发送。
- 定期修改您的预设消息和模板，以确保它们保持相关性，跟上您组织的发展和不断变化的客户需求。
12 个常见工单回复模板示例
使用一套现成的消息，您可以在实现个性化方法的同时减少从头开始编写每个回复的负担。但是，创建一个有效的预设回复和模板库需要时间和精力。以下是基于 12 个常见场景的一些基本支持工单模板。将它们作为起点，并根据您的客户群进行定制。
确认已收到工单
您好 [姓名]，
感谢您联系我们。这只是一个快速通知，告知您我们已收到您的消息，并已开始处理您的问题 [工单 ID：（编号）日期（日期）]。
如果您有任何进一步的问题或疑虑，请告诉我们。我们全天候可用，随时乐意帮助。
感谢您是忠实的 [公司] 客户。
祝好， [您的签名]
工单进度更新模板 #1（我们正在处理您的案例）
您好 [姓名]，
我想在周末前向您更新 [问题、工单 ID] 的状态。目前正在处理中，由我们的技术支持团队处理。我们优先处理您的请求，我将确保此问题尽快得到解决。
粗略估计，应该在 [预计完成时间] 修复。我们会保持您的更新。
感谢您的耐心！ [您的签名]
工单进度更新模板 #2（我们没有忘记您）
您好 [姓名]，
自上次更新以来已经有一段时间了，但我们想向您保证我们没有忘记您的问题。这比平常情况更具挑战性，但我们的技术专家团队致力于尽快解决它。
同时，我们会随时向您通报任何进一步的更新。感谢您在我们处理此问题时的耐心。
此致敬礼， [您的签名]
向客户询问更多信息
您好 [姓名]，
感谢您在 [日期] 提交工单 [工单 ID]。您能否给我们更多背景信息？这个问题是什么时候开始的？它一直在发生，还是间歇性发生？您自己尝试过任何解决方案吗？
这些问题将帮助我们为您的问题找到更个性化的解决方案。
期待收到您的回复， [您的签名]
通知客户问题已解决
您好 [姓名]，
[代理名称] 来自 [公司]。希望您一切顺利！
您在 [日期] 报告了 [问题] 的问题。如我所承诺的，我现在回复您，该问题已成功解决。该问题比我们想象的要复杂，所以花了一点时间才修复。但现在一切应该都没问题了。您能确认一切正常吗？
如果您有任何其他问题或遇到任何其他问题，请告诉我，我很乐意帮助。
祝您有美好的一天， [您的签名]
工单关闭模板
您好 [姓名]，
您的 [问题、工单 ID] 已解决。感谢您的耐心和时间，我们希望我们的客户支持令人满意。
如果我们还能为您做任何事情，请随时回复此电子邮件或致电我们 (号码)。
此致敬礼， [您的签名]
由于缺乏回复而关闭工单
您好 [姓名]，
我想与您联系有关您与我们的案例 [案例主题]。自从我们上次收到您的消息已经 [天数] 天了，所以我想让您知道我们将关闭此工单。如果您需要进一步的协助，您随时可以重新打开它或提交新工单。
感谢与我们合作！
此致敬礼， [您的签名]
承认问题解决中的错误
您好 [姓名]，
我们正在就您的请求 [工单 ID] 日期 [日期] 的不幸更新与您联系。我们承认这是我们的错误，我们为此感到非常抱歉。事实上，我们（对所做错误的解释）。
我们理解这是一个不便，但我们目前正在尽最大努力解决这个问题。我们再次为这次事件表示歉意。我将亲自通知您任何进一步的更新。
感谢您的耐心和理解， [您的签名]
为公司范围的问题道歉
您好 [姓名]，
感谢您联系我们。不幸的是，我们目前遇到技术问题。我们的技术支持团队已经在处理，服务应该在 [预计完成时间] 恢复运行。
一旦我们恢复，我们会立即通知您。我们为这可能给您带来的不便表示诚挚的歉意。感谢您在我们处理此问题时的耐心。
此致敬礼， [您的签名]
响应错误报告
您好 [姓名]，
感谢您报告 [错误]。应用程序中似乎出现故障。我们已将其记录在我们的错误跟踪器中，请期待不久推出包含修复的新版本。我们为这可能给您带来的任何不便表示诚挚的歉意。
我们感谢您的耐心， [您的签名]
跟进模板
您好 [姓名]，
您最近联系我们关于 [问题]，该问题已 [已解决/已关闭]。我们想确认自那以后没有出现相关问题。如果您有任何更新，请告诉我们。我们很乐意进一步协助您。
感谢， [您的签名]
客户服务跟进
您好 [姓名]，
您最近联系我们关于 [问题]，该问题在 [日期] 得到解决。我们很想听听您对我们客户服务的看法。请花一点时间通过点击以下任一链接来评价我们的服务：
好，我很满意 不好，我不满意
我们感谢您的反馈，这将帮助我们改进！
此致敬礼， [您的签名]
