危机沟通计划检查清单
使用LiveAgent的检查清单创建有效的危机沟通计划。确定利益相关者、制定信息、培训团队和保持准备状态！
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沟通计划概述了企业、组织或个人如何与其内部和外部利益相关者互动，以使他们了解最新发展。
它包括为特定项目或活动量身定制的沟通策略和战术的谁、什么、何时、何地、为什么和如何。
在这篇博文中，我们将提供沟通计划模板，你可以在需要向各种股东传达不同类型信息时使用。我们还将讨论创建有效沟通计划的一些提示。
拥有沟通计划的重要性
在当今快节奏和不断变化的世界中，拥有一个清晰简洁的沟通计划比以往任何时候都更加重要。
没有它，企业很容易陷入细节中，错过与利益相关者联系的重要机会，或无法及时这样做。
沟通计划模板可以是各种规模组织的宝贵工具。无论你是与员工、客户、合作伙伴还是媒体沟通，沟通计划都可以帮助确保你的信息清晰、简洁和准确。
如何为沟通计划命名
本文档的标题应该反映其目的，通常（但不总是）意味着包括"沟通计划"和一些具体细节。这样，所有接触该文档的人都会知道它的用途，并可以在需要时轻松参考。
例如，如果沟通计划用于新产品发布或特定营销活动，你可以给它一个准确说明这一点的标题。可以包含在标题中的其他元素是沟通计划生效的日期以及其适用的组织或团队的名称。
在文档的主题中包括这类信息将告知相关方有关消息传递计划，并让所有参与者都在同一页面上了解何时可以或需要进行某些沟通活动。
沟通计划主题行示例
- 新产品发布沟通计划
- [标题]：营销活动沟通计划
- [公司名称]内部沟通计划
- 战略沟通计划：[公司名称]
- [项目名称]项目管理沟通计划
- 新[公司变化]沟通计划
- 与利益相关者的沟通计划：[公司名称]
- [开始日期] – [结束日期]：三月沟通计划
如何编写沟通计划
沟通计划的开始方式取决于沟通的目的或类型。
有时，从提供背景信息和为后续沟通风格奠定基调的介绍开始会很有帮助，而有时直接跳到沟通目标和策略会更有意义。
总的来说，遵循以下步骤将有助于编写有效的沟通计划，以确保你的信息达到目标：
- 对你现有的沟通策略进行审计（如适用） – 这将允许你识别任何问题区域或内容空白（例如缺失的营销材料），需要包含在新的或更新的计划中。
- 为你的沟通计划定义SMART目标 – 设置具体、可衡量、可实现、相关和有时间限制的目标将帮助你确定其有效性。
- 制定你组织的使命陈述、核心价值观和关键信息 – 这些应该是所有沟通策略和活动的基础。它们也可能在沟通计划中明确说明。
- 确定你沟通计划的目标受众段 – 了解和理解你信息的接收者可以更容易地为他们设定正确的语气。
- 决定你的信息将通过哪个渠道传递 – 无论是通过电子邮件还是新闻稿，到达目标受众的最佳方法都会影响沟通计划的编写方式。
- 分配责任方 – 决定谁将负责在各种渠道和不同受众上执行你的沟通计划。
- 计算每个步骤需要多长时间，因此沟通计划总共需要运行多长时间 – 这是必要的，以澄清时间表并分配预算以提供必要的资源。
- 在与相关利益相关者沟通后测量你计划的结果 – 认识改进的领域意味着你可以更新你的策略以提高其有效性。
沟通计划中应包含的内容
- 目的 – 该特定沟通计划旨在实现的目标
- 目标受众 – 你信息的目标受众
- 日期 – 何时创建和/或该特定沟通计划何时适用
- 方法 – 你将通过哪些沟通渠道发送信息
- 角色和责任 – 每个参与方将负责的任务
- 应做和不应做的事项 – 与项目利益相关者沟通时的良好做法和要避免的常见错误
- 升级框架 – 例如你的"第一道防线"和确定"更大的应对团队"""
- 更新 – 如何以及何时修改文档以维护有效的沟通计划
沟通计划示例和模板
新产品发布沟通计划
[公司名称]：[产品名称]发布沟通计划
该沟通计划适用于[产品名称]的发布，从[开始日期] – [结束日期]生效，在[发布日期]的发布日期之前和之后。
目标： • 确保所有员工都了解发布日期并拥有有关该产品的必要信息 • 在员工中为该产品生成兴奋和兴趣 • 向客户提供关于该产品的清晰简洁的信息 • 就交付时间和可用性管理预期
沟通媒介： • 电子邮件 • 新闻稿 • 社交媒体帖子 – [渠道1]、[渠道2]、…
发布阶段： • 发布前活动 • 发布日 • 发布后跟进
发布前活动（发布前[X]个月）： • [活动1] • [活动2] • [活动3]…
发布日： • 直播产品发布 • 与[媒体机构]的访谈 • 追踪反应
发布后跟进（发布后最多[X]个月）： • [活动1] • [活动2] • [活动3]…
角色和责任： • [人员1]将负责起草所有沟通材料 • [人员2]将负责向媒体发送沟通材料 • [人员3]将负责处理客户询问
应该做的事项： • 创建沟通时间表以确保所有沟通活动以及时协调的方式进行 • 利用视觉效果（例如图像、信息图表）来分解文本并增加兴趣 • 在发送前校对所有沟通材料
不应该做的事项： • 一次性向利益相关者填充过多信息 – 定期提供更新以避免压倒他们。 • 忘记在沟通材料中包含号召性用语（例如访问我们的网站、注册我们的新闻通讯）以吸引读者 • 忽视在向整个利益相关者列表发送之前测试沟通材料（例如发送测试电子邮件）
升级框架： • 如果沟通计划有任何问题，请联系[负责人]。 • 如果[负责人]不可用，请联系[替代联系人]
更新： • 该沟通计划将在[审查日期]进行审查和最终确定 • 可能会对沟通目标、目标受众和渠道进行更改 • 更新的沟通计划应发送给[负责的内部团队/部门]
[标题]：营销活动沟通计划
[公司名称]将从[开始日期]到[结束日期]为[产品名称]启动营销活动。
目标： • [目标1] • [目标2] • [目标3]…
SWOT分析： • 优势 – [优势1]、[优势2]、[优势3]、… • 劣势 – [劣势1]、[劣势2]、[劣势3]、… • 机会 – [机会1]、[机会2]、[机会3]、… • 威胁 – [威胁1]、[威胁2]、[威胁3]、…
战术： • [战术1] • [战术2] • [战术3]…
渠道： • 电子邮件 • 付费搜索 • 展示广告 • 社交媒体 – Facebook、Twitter、LinkedIn、Instagram • 新闻稿 • 博客文章 • 活动和网络研讨会 – [活动1]、[活动2]、[活动3]、…
角色和责任： • [负责人/团队1]将负责起草所有沟通材料。 • [负责人/团队2]将负责向媒体发送沟通材料。 • [负责人/团队3]将负责处理客户询问。 • [负责人/团队4]将负责管理预算。
预算： • $[X]用于[战术/渠道1] • $[Y]用于[战术/渠道2] • $[Z]用于[战术/渠道3]…
评估： • [KPI 1]将用于衡量此营销活动的成功 • [KPI 2]将每周跟踪并报告给[负责人/团队] • [KPI 3]…
时间表： • [活动1] – [开始日期]至[结束日期] • [活动2] – [开始日期]至[结束日期] • [活动3] – [开始日期]至[结束日期]…
该沟通计划将在[审查日期]最终确定，因此在该日期之前可能会发生变化。
[公司名称]内部沟通计划
**目标：**确保所有利益相关者随时了解发展情况，并保持沟通渠道开放。
情景分析：[公司名称]的内部沟通已被确定为需要改进的领域。特别是，管理层与员工之间的沟通以及团队成员之间的沟通已被确定为需要改进。
利益相关者：[公司名称]的所有员工
实施： • 将实施沟通计划以改进[公司名称]的沟通 • 所有员工将了解沟通计划及其在其中的角色 • 沟通计划将定期审查并根据需要进行更新
**参与团队：**管理团队、人力资源团队、沟通团队
角色和责任： • 管理团队 – 负责与员工的沟通 • 人力资源团队 – 负责团队成员之间的沟通 • 沟通团队 – 负责起草和发送沟通材料
关键信息： • 始终进行有效沟通至关重要 • [公司名称]的沟通需要改进 • 将实施该沟通计划以进行必要的更改 • 所有员工在沟通计划中都有角色要发挥 • 沟通计划将定期审查 • 沟通是双向过程 • 员工应该可以自由提问和提供反馈
准则： • 所有沟通应该清晰简洁 • 沟通材料应该及时发送 • 应该定期监控沟通渠道 • 沟通应该始终尊重和专业
批准：[负责人]、[职位]、[创建日期]
战略沟通计划：[公司名称]
**执行摘要：**该沟通计划用于[目的]，从[开始日期]生效至[结束日期]。
**目标：**与各种受众保持有效沟通，以维护公司的使命和价值观。
使命陈述：[公司使命陈述]
核心价值观：[公司价值观]
情景分析：[背景信息和背景信息，关于沟通计划旨在解决的情况或问题]
| 受众 | 信息 | 媒体或渠道 | 频率 | 时间 | 指定团队成员 | 反馈方法 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| [受众1] | [信息1] | 面对面 | 每周 | 每[工作日] | [负责人/团队1] | 调查 |
| [受众2] | [信息2] | 报告 | 每月 | 批准后[X]小时内 | [负责人/团队2] | 评估表 |
| [受众3] | [信息3] | 电子邮件 | 每天 | [时间] | [负责人/团队3] | 审查 |
[项目名称]项目管理沟通计划
项目名称：[项目名称]
项目经理：[项目经理的名称]
开始日期：[开始日期]
完成日期：[结束日期]
**项目目标：**为客户的新电子商务业务设计和构建网站和移动应用程序。针对搜索引擎排名(SEO)优化前者，并针对转化优化两者，符合[公司名称]的最新SEO指南。使网站和应用程序用户友好、移动响应式和视觉吸引力，包括有效的号召性用语(CTA)，鼓励用户轻松转化。
| 沟通目标 | 沟通方法 | 受众 | 频率 |
|---|---|---|---|
| [目标1] | [方法1] | [受众1] | [每天/每周/每月] |
| [目标2] | [方法2] | [受众2] | [每天/每周/每月] |
| [目标3] | [方法3] | [受众3] | [每天/每周/每月] |
新[公司变化]沟通计划
创建人：[负责人]
生效日期：[开始日期]
摘要： • [变化1]正在发生，因为[原因1] • [变化2]是[原因2]的结果 • [变化3]是为了[原因3]而必要的…
这对员工意味着什么？ [解释变化如何影响员工]
利益相关者： • [受众1]将受到[变化1]的影响 • [受众2]将受到[变化2]的影响 • [受众3]将需要调整以应对[变化3]
阶段：
| 任务 | 时间表 | 负责人/团队 |
|---|---|---|
| [任务1] | [第1天/第1周/开始日期/等] | [负责人/团队1] |
| [任务2] | [第2天/第2周/中间日期/等] | [负责人/团队2] |
| [任务3] | [第3天/第3周/结束日期/等] | [负责人/团队3] |
与利益相关者的沟通计划：[公司名称]
生效期：[开始日期]至[结束日期]
目标： • [目标1] • [目标2] • [目标3]…
目标： • [目标1] • [目标2] • [目标3]…
变化： • [变化1] • [变化2] • [变化3]…
预测： • [预测1] • [预测2] • [预测3]…
利益相关者沟通： • [渠道1] • [渠道2] • [渠道3]…
联系方式：[负责人]、[职位]、[电话号码/电子邮件地址/等]
[开始日期] – [结束日期]：沟通计划
公司名称：[公司名称]
创建日期：[创建日期]
联系信息：[联系方式]
介绍： 该沟通计划已为[目的]而创建，从创建日期开始生效。
目标： • [目标1] • [目标2] • [目标3]…
受众： • [目标用户1] • [目标用户2] • [目标用户3]…
沟通计划良好实践
- 从表格或图表开始以识别信息类型 – 你将使用哪些沟通渠道、你的目标是谁以及语气等。
- 应在发送任何沟通之前创建行动计划 – 最好是积极主动的，并在开始活动或任何问题发生之前制定各种信息的策略。
- 将危机沟通计划作为更大沟通的一部分包括在内 – 更多相关信息请点击这里 ➡️ 危机沟通计划清单
- 随着项目的进展定期审查和更新你的沟通计划 – 事情必然会改变，你希望你的信息相应调整。
- 确保沟通团队中的每个人都了解该文档并知道他们的角色 – 行动计划的有效性取决于执行它们的人。
- 指定某人负责沟通，并确保他们有时间和资源来取得成功。
总结
沟通是任何企业成功的关键，为如何进行沟通创建计划不必是一个复杂的过程。
通过遵循模板，你可以编写一个有效的沟通计划，概述你将如何在各种情况下向关键受众传达信息。
通过编写良好的沟通计划文档，你可以让组织中的每个人都在同一页面上了解需要发送什么样的信息、何时发送以及如何发送。
有了这个计划，你可以保持你的信息策略一致，并与你的业务目标保持一致，增加实现沟通目标的机会。
