VoIP实现检查清单

您的业务主要目标是什么，您可以花多少钱在新的VoIP提供商上，哪些功能对您很重要？您越能回答这些问题，就越容易找到满足您需求的VoIP提供商和系统。

为什么定义您的目标很重要？

这样的准备将帮助您做出决定，并缩小哪些功能对您最重要的范围。通过确切知道哪些系统或服务最适合您的业务需求，您也可以节省时间。

如何定义您公司的目标？

您可以通过回答这些简单的问题来获得一个好主意：

• 您有多少员工，其中有多少将在VoIP电话上进行外部或内部通话？
• 目前使用什么样的电话计划(例如固定电话或移动电话)？
• 您进行很多出境国际通话吗？
• 员工每天平均花在电话上的时间是多少？
• 是否有任何团队成员位于不同的地理区域，他们需要经常互相通话？

回答这些问题后，您应该对您的业务目标有很好的理解。确保它们是SMART的：具体、可衡量、可实现、相关和有时间限制的。

例如，“我们的目标是在一个月内将平均应答时间减少到5秒"满足所有SMART要求。

使用哪些工具来定义您公司的目标？

• Excel电子表格或Google Sheets
• Asana、Trello或任何其他项目管理工具，以跟踪任务和进度
• 目标设定模板

您应该评估您当前的电话系统，以确定您需要从VoIP系统获得什么功能。

为什么评估您的电话需求很重要？

找到一个能够提供您正在寻找的功能并满足您业务所有期望的VoIP提供商。

如何评估您的电话需求？

最重要的因素可能是将要处理的通话类型。例如，如果大多数通话与销售或营销相关，您将需要一个具有来电显示和通话录制等功能的电话系统。

其他重要因素包括：

• 有多少人将进行同时通话？
• 哪些功能对您很重要(例如语音邮件、呼叫路由、自动呼叫分配)？
• 您需要多少个分机？
• 是否有任何特殊需求应该考虑(例如员工远程访问、工单系统)？

使用这些答案来找出您在VoIP提供商中寻找的内容。您也可以在研究不同提供商及其计划时将它们用作标准。

使用哪些工具来评估您的电话需求？

• 您现有的系统库存和文档(如果适用)或通话录制软件

现在是时候优先考虑对您和您的团队最重要的功能。

为什么确定对您的业务至关重要的VoIP功能很重要？

您越了解系统中的需要，就越容易找到最适合您公司的系统。

如何确定对您的业务至关重要的VoIP功能？

首先列出对您很重要的功能的综合列表，并按优先级排列。这将在比较不同提供商及其计划时帮助您。

您还应该查看您当前的电话系统，看看您最常使用的功能。询问您的员工并让他们参与这个过程——他们可能对一些他们认为对业务很重要但还没有提到的功能有想法。

使用哪些工具来确定关键VoIP功能？

• 功能比较电子表格
• 您当前的电话系统库存
• 通话录制软件
• 会议记录模板，如果您需要一种正式的方式来收集员工关于其VoIP电话系统需求的反馈
• 调查(例如SurveyMonkey、Google Forms)以收集员工的反馈

验证您现有的基础设施将能够支持新的VoIP系统。

为什么评估您当前的基础设施很重要？

避免任何重大IT问题，并确保您有足够的带宽供任何给定时间VoIP网络上的用户数量。此外，大多数提供商在提供服务前需要可靠的连接和VoIP设备。

如何评估您当前的基础设施？

确定将使用VoIP电话的员工数量，并确保他们都有足够的带宽。如果没有，您可能需要升级您的互联网连接或获得新的路由器。

找出是否有任何防火墙可以阻止VoIP流量通过，并设置端口转发以正常工作。如果这不可能，考虑购买专门用于VoIP服务的额外防火墙(这比升级整个网络基础设施便宜)。

检查旧路由器是否与新VoIP系统兼容。如果不兼容，建议您获得新的路由器，因为大多数路由器是为安全性和可靠性而不是速度或容量而构建的。

使用哪些工具来评估您当前的基础设施？

• 网络速度测试工具(例如Fing)来衡量您的连接在任何给定时间的速度以及它现在处理的流量类型
• 在线带宽计算器，查看您的网络是否可以支持将使用VoIP电话的用户数量
• 防火墙和路由器检查软件，可以识别任何潜在问题
• 网络分析软件，用于识别潜在问题

专注于一个选项不是一个好策略，所以进行一些市场研究，找到最适合您需求的VoIP提供商。

为什么列出可选的VoIP提供商很重要？

由于有许多不同类型的VoIP提供商可用，很难确定哪一个最适合您的业务。列出初步的候选名单应该有助于缩小选择范围并确定什么样的计划最适合您当前的基础设施。

如何列出可选的VoIP提供商？

进行市场研究，与行业领导者交谈并查看论坛。然后，研究吸引您注意的提供商，并列出提供您需要的功能的提供商。比较以下元素：

• 定价计划
• 通话质量
• 客户服务
• 功能的进步
• 易用性
• 与其他软件的集成
• 移动选项

以及在做出最终决定之前的任何其他重要因素。

使用哪些工具来列出可选的VoIP提供商？

• 比较网站，例如G2.com，提供每个提供商的服务和价格的评论
• 在线论坛，如VoIP论坛或Quora，在做出任何承诺之前询问其他用户关于他们对特定公司的经历

许多提供商提供免费试用期或软件演示版本，以便您在购买前测试它们。

为什么测试试用版和演示版本很重要？

只要有可能，在购买前测试软件，特别是当您考虑像VoIP这样重要的东西时。通过利用免费试用和演示版本，您可以确保软件将与您的网络兼容，所有功能都可用，公司中的每个人都可以舒适地使用它。

如何测试试用版和演示版本？

只需联系您感兴趣的提供商，并要求他们的软件的试用版或演示版本。许多公司提供这些类型的机会，让潜在客户了解他们的服务包含的内容，并让他们自己体验软件。

大多数提供商在其网站上提供软件的免费试用或演示版本。只需搜索"试用"或"演示"，或直接与公司联系，询问他们是否有可用的。

使用哪些工具来测试试用版和演示版本？

• 笔记应用程序，以跟踪您喜欢和不喜欢每个产品的内容
• 电子表格应用程序，用于比较提供商之间的定价、功能和客户服务

这应该在您测试了所有选项并缩小了选择之后进行。

为什么选择正确的VoIP提供商很重要？

简单地说，您不想在已经实现VoIP后切换提供商。所以，现在花时间找出什么最适合您的呼叫中心很重要。

如何选择正确的VoIP提供商？

现在剩下的就是选择一个，但此时您也应该考虑未来。您选择的提供商能否跟上技术变化和您业务不断增长的需求？他们的客户服务是否可靠，能否提供竞争性的价格？

请记住，VoIP实现是一项长期投资，所以它需要由您和所有利益相关者做出深思熟虑的决定。

**提示：**寻找提供良好客户服务的提供商，这样如果您的系统出现任何问题，总是有人可以帮助。

使用哪些工具来选择正确的VoIP提供商？

• 决策矩阵是并排比较所有选项的一个很好的方法。您可以在线找到模板或在文字处理或电子表格应用程序中创建自己的模板

客户服务软件的安全性是最重要的。VoIP对话通常被视为黑客的金矿，涉及某些风险。

为什么确保最大VoIP安全性很重要？

就像任何网络系统一样，VoIP需要防御黑客和其他恶意威胁。一些对话不可避免地会很敏感，您不希望该信息可被除预期接收者以外的任何人访问。

如何确保最大VoIP安全性？

您需要使用最新的VoIP安全补丁来保持您的VoIP系统最新，您还应该有一个防火墙。确认所有员工都意识到网络钓鱼攻击的危险，并培训他们如何发现潜在的危险信号。

监视您提供商的性能，确保通过其线路传输的数据不易受攻击(例如通过加密您的流量)。此外，如果发生紧急情况，应有备份计划。使用安全的密码策略也很重要——组织中的每个人都应该使用经常更改的强密码。

**提示：**确保您已选择的VoIP提供商符合所有相关的安全法规。

使用哪些工具来确保最大安全性？

• 密码管理工具，用于跟踪每个人的密码并确保定期更改
• 防火墙软件，保护您的系统免受未授权访问
• 您的VoIP软件的安全补丁
• 紧急备份计划，以防万一例如数据丢失
• 员工培训
• 监视软件

将所有数据、联系人和其他信息从旧系统转移到新系统可能会很压力。但是，如果您现在不执行此步骤，可能会导致后来混乱。

为什么传输数据很重要？

没有数据，您的VoIP电话服务将无法工作。所有您的联系人、消息和通话历史都需要转移，以便员工可以继续正常工作——更改电话系统不应该对他们的日常运营产生巨大影响。

如何传输数据？

您可以手动传输信息、使用自动迁移工具或利用旧系统的API自动传输数据。无论您选择哪种方法，请确保首先测试它，以确保一切顺利进行。

**提示：**如果您有大量数据要传输，请考虑使用自动迁移工具。这将节省您的时间和麻烦。

使用哪些工具来传输数据？

• 手动传输工具
• 自动迁移工具
• 旧系统的API

一旦一切都启动并运行，就该开始考虑可以改进您的VoIP系统并简化代理工作流程的附加功能和集成。

为什么设置附加功能和集成很重要？

有许多很棒的扩展可以改进您的VoIP系统，例如VoIP呼叫路由、CRM集成、聊天机器人等。通过将这些添加到您的系统，您可以提高代理的生产力并改进客户服务。

如何设置附加功能和集成？

大多数附加功能和集成易于设置——只需下载软件、安装并配置即可。但是，有些需要更多的工作——例如，将您的VoIP系统与CRM集成。该过程取决于提供商，但幸运的是大多数提供商提供教程和支持来帮助您。

使用哪些工具来设置附加功能和集成？

• 教程或手册
• 来自提供商的客户服务团队的支持

VoIP实现过程不会因安装新系统而结束——为了使其有效工作，您还需要考虑您理想的呼叫流。

为什么设计您理想的呼叫流很重要？

精心设计的呼叫流定义了代理应该如何处理通话、他们需要从客户那里收集什么类型的信息，以及他们可以多快转移通话。

如何设计您理想的呼叫流？

第一步是确定客户的需求——他们打电话给您的公司时想要什么？接下来，您需要决定代理应该多快应答通话。设计呼叫流并不是一项容易的任务，但需要大量的时间和精力。

如果您认为您的呼叫流可以改进，请考虑寻求在该领域专业的人的帮助。

**提示：**确保您的呼叫流易于您的代理理解，并且对所有参与者来说都是清楚的。

使用哪些工具来设计您理想的呼叫流？

• 流程图和图表，帮助您可视化呼叫流

为了最大限度地利用系统，您应该将您的VoIP提供商与适当的呼叫中心软件集成。

为什么建立呼叫路由和管理程序很重要？

呼叫路由增加客户满意度，降低运营成本，并帮助尽可能快地管理通话。

如何建立呼叫路由和管理程序？

第一步是创建您公司通信结构的地图。这将帮助您确定不同部门和他们处理的通话类型。

之后，您需要为每种类型的通话创建路由规则。这些将定义代理应该如何处理通话、何时应该将其转移到不同部门，以及谁应该接听。

您可以通过选择与您的VoIP提供商集成的软件来完成此操作。这里最好的选择可能是LiveAgent呼叫中心软件，它与99%以上的软件兼容。

您如何利用LiveAgent呼叫路由？

例如，通过设置通话在路由到另一个代理后的秒数，从而减少等待时间。您也可以决定传入通话将在队列中保留多长时间——在此预定时间过期后，通话将在您的IVR的离线部分继续。

所有这些功能都旨在确保客户的无缝体验。此外，LiveAgent提供24/7客户服务，以确保无论您的呼叫中心何时运营，您将始终获得专业协助。

使用哪些工具来建立呼叫路由和管理程序？

• 路由规则，自动处理客户询问的过程
• 呼叫中心软件(例如LiveAgent)

如果您希望您的团队富有成效、保持积极性并始终提供专业的客户服务，这是必要的步骤。

为什么规划员工培训很重要？

没有初始培训，您的员工不会知道如何使用他们的新VoIP系统。这将导致许多问题、挫折和不满意的客户。

规划员工培训的最佳方式是什么？

您需要设计一个全面的培训计划和可行的培训机会。他们应该包括从每个功能如何工作、进行和接收通话时的最佳实践是什么、代理应该如何处理客户请求等所有内容。

**提示：**确保培训计划易于遵循并涵盖所有基础知识。如果您有很多员工，请考虑使用在线培训课程或视频教程。

使用哪些工具进行员工培训？

• 在线培训课程
• 视频教程
• 来自提供商的客户服务团队的支持
• 培训材料

这是一个必须的规划过程，将允许您的业务在发生不可预见的情况(例如停电或服务器崩溃等)时持续运营。

为什么创建灾难恢复计划很重要？

如果您的电话系统无法正常工作或根本不工作，这可能会对您的公司产生严重后果，如客户流失、生产力下降等。

灾难恢复计划应包括什么？

• 您公司通信结构的概述(呼叫流)
• 业务连续性必需的所有功能的列表
• 您提供商的客户服务团队的联系信息
• 在发生灾难时如何恢复系统的明确步骤

使用哪些工具来创建灾难恢复计划？

• 文档软件(例如Microsoft Word、Google Docs)
• 电子表格(例如Microsoft Excel、Google Sheets)

这是一个经常被忽视的步骤，但它可以在将来为您节省很多问题。通过验证您的号码分配，您将确保所有号码都分配给正确的分机和设备。

为什么验证您的号码分配很重要？

如果客户从错误的部门或代理接收通话，反之亦然，可能会导致混淆。

如何验证您的号码分配？

通过登录您的帐户来检查分配给您的分机和设备的号码。如果您发现任何差异，可以通过联系提供商的客户服务团队来请求更改。

**提示：**始终保持您的联系信息最新，以便提供商可以在紧急情况下与您联系。

使用哪些工具来验证号码分配？

• 在线帐户登录
• 提供商的客户服务

通话开始时的自动接待员是留下第一印象的原因。利用这一点并录制一个鼓励来电者继续拨打的问候语。

为什么录制语音邮件问候语很重要？

客户将知道他们已拨打了正确的号码，不必在线等待很长时间，直到代理可用。

如何录制语音邮件问候语？

要录制语音邮件问候语，您需要使用提供商登录您的帐户并创建新消息。请确保包括所有必要的信息，例如部门名称、营业时间和联系号码。

**提示：**除了简单地说"你好"和"谢谢"之外，添加个人风格是个好主意。

使用哪些工具来录制语音邮件问候语？

• 呼叫中心软件，如LiveAgent

这是您VoIP实现过程的最后一步。通过完成VoIP测试阶段，您可以验证一切都按预期工作，新系统没有问题。

为什么进行测试通话很重要？

如果某些东西从一开始就不能正常工作，您将节省不必重新配置的时间。此外，如果您的电话系统有任何问题，可以在此过程中发现并在影响您的客户之前解决。

如何进行测试通话？

要进行测试通话，您需要使用提供商登录您的帐户并尝试拨打几个不同的号码。请确保检查所有功能，例如语音邮件、呼叫转移以及使用新系统进行的通话质量。

**提示：**进行测试通话的最佳时间是在营业时间之前，当周围没有客户或在代理不忙的非营业时间。

使用哪些工具进行测试通话？

• 呼叫中心软件，如LiveAgent
• 测试帐户