有效电子邮件沟通的10个技巧

电子邮件沟通始于1971年，当时Ray Tomlinson给自己发送了第一封电子邮件。虽然这项技术已经超过50年了，但每天都有数十亿封电子邮件被发送。有时我们每天阅读和发送的电子邮件比见面的真实人数还要多。尽管如此，在电子邮件沟通中，我们犯了同样的错误，这些错误我们应该为了自己的利益而避免。那么，我们如何改进我们的电子邮件呢？

以下是有效电子邮件沟通的10个技巧：

1. 清晰简洁

大多数人在一天中的时间太少了，无法阅读和回复电子邮件。电子邮件正文应该是信息丰富和直接的。即使您使用电子邮件的其他替代方案，您的收件人也会欣赏简短清晰的消息。考虑使用项目符号或为您需要与某人沟通的每个主题撰写单独的电子邮件。

记住： 冗长的电子邮件会吸干人们的精力。

2. 礼貌

除非您与某人关系良好，否则避免使用非正式语言、术语、俚语和不恰当的缩写。思考您的电子邮件在情感上的"感觉"。如果您的情感可能被误解，找到另一种方式来表达您的言辞。要友好、尊重和感谢。

您想知道何时使用随意、正式、严肃或友好的语气吗？

3. 使用清晰的主题行

人们根据主题行决定是否打开电子邮件。许多人收到大量电子邮件，描述读者将在其中找到的内容很重要。您的收件人收件箱为他们进行第一次清理。没有主题行的消息被认为是不良电子邮件，因此被转发到垃圾邮件。

4. 注意拼写和语法

这是一种显示您在乎的简单方式。尝试大声朗读您的消息，以帮助您捕捉任何语法错误或您可能遗漏的不便措辞。

5. 记住电子邮件永远不是私密的

您的消息可能在您不知道的情况下被转发给其他人。如果您的信息高度机密，请确保它到达正确的人。

6. 在开头放置您的主要观点

如果您在回复某人的电子邮件中回答问题，请将答案放在开头附近。大多数人不喜欢阅读长段落来获取消息末尾的主要观点。

7. 使用回复键

在回复电子邮件时包含之前的消息。不要开始新的电子邮件。这种做法可以节省您和收件人的时间。

8. 环保友好

尽可能避免打印电子邮件。您将能够更好地组织您的沟通，而且可以拯救树木。

9. 避免大喊大叫

不要使用全部大写，这意味着大喊大叫。阅读所有相同大小的打字字母也更困难，所以请给您的读者一个休息。

10. 包含您的签名

不要躲在电子邮件后面，包含您的名字。根据情况用"此致敬礼"、“问候"或"一切顺利"来结束您的消息。不要忘记在您的名字下写上公司的名称或分享您的数字名片。

最后的想法

意识到一旦您的消息被发送，就不可能撤回。通过向某人发送错误的消息，您可能会损害和毁坏您的业务或职业生涯。始终在发送任何电子邮件之前仔细检查您的消息和收件人行。创建一个专门用于外展和客户沟通的新电子邮件账户也是一个好主意。